producten

digitale vergaderingen live uitzenden

Digitaal vergaderen valt al niet mee, en dan ben je als gemeenteraad ook nog verplicht om die vergaderingen live uit te zenden. Wij slaan de brug tussen fysiek en digitaal vergaderen en zenden die vergaderingen live uit op YouTube en Facebook.

meer weten?

Daniël Sonneveld
Fotograaf, filmmaker

spoedwet digitale besluitvorming

Verplicht digitaal vergaderen zou op zichzelf al genoeg zijn om sommige gemeenteraden in een crisis te doen belanden. Onder druk wordt echter alles vloeibaar, en midden in de coronacrisis vinden veel gemeenteraden als vanzelf een manier om elkaar te blijven ontmoeten (zij het in digitale vorm). De flexibiliteit en welwillendheid is indrukwekkend, er wordt aan alle kanten hard gewerkt om zo goed mogelijk door de crisis heen te komen. Maar digitaal vergaderen is niet de enige horde die genomen moet worden. Door de invoering van de tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming zijn gemeenten verplicht om hun vergaderingen via een videoverbinding openbaar toegankelijk te maken. Dat brengt voor veel gemeenten de nodige technische uitdagingen met zich mee. Wij helpen gemeenteraden om de vergaderingen zo goed mogelijk doorgang te laten vinden en ze beschikbaar te maken in hoge kwaliteit beeld en geluid.

het belang van een openbare vergadering

Openbaarheid van bestuur is een belangrijke waarde in de Nederlandse samenleving. Alle gemeenteraden in Nederland zijn erop ingericht dat bezoekers de meeste vergaderingen (met uitzondering van besloten vergaderingen) kunnen bijwonen. Hoe groot dit belang is, wordt benadrukt in de spoedwet digitale besluitvorming. Daarin wordt bepaald dat vergaderingen in beeld en geluid te volgen moeten zijn via televisie of internet. In digitale vergaderingen is het natuurlijk niet eenvoudig om bezoekers toe te laten, zonder dat ze zich ook kunnen mengen in het gesprek. Als je gasten zou toevoegen aan een vergadering in Zoom of Microsoft Teams bijvoorbeeld, dan kun je niet voorkomen dat ze ook van zich laten horen in de vergadering. De kunst is dus om digitaal te vergaderen en die vergadering ook beschikbaar te maken voor kijkers op afstand, zonder dat ze deel uitmaken van de vergadering.

We hebben de eerste avond gehad. Ik ben onder de indruk van de kwaliteit van het werk, prachtige beelden en uitstekende regie op de streaming. Als we deze kwaliteit de eerste avond al halen, belooft dat nog wat voor de komende weken.
Jan Karens, Griffier gemeente Nieuwegein

ijzeren discipline

Eén van de grote uitdagingen waar diverse gemeenten nu tegenaan lopen, is dat hun bestaande vergaderstructuur niet één op één te gebruiken is in een digitale vergadering. Storingen in audio en video, door elkaar pratende raadsleden, schermen die gedeeld worden waar geheime informatie op te zien is; het zijn slechts enkele voorbeelden van wat er mis kan gaan. Meer dan ooit is daarom een ijzeren discipline vereist, zowel bij de voorzitter als bij de overige raadsleden. De beste manier om ordelijk te vergaderen (met alle leden aanwezig in de vergadering), is om de voorzitter te laten bepalen wie zijn/haar camera en microfoon mag activeren. Op die manier ontstaan er geen onverstaanbare discussies en andere onduidelijkheden. Zowel de voorzitter als de vergadering dragen hierin een grote verantwoordelijkheid.

de mooiste oplossing

In tijden waarin zoveel dingen onduidelijk en onzeker zijn, is herkenbaarheid prettig voor mensen. Daarom voegt het veel waarde toe als de digitale vergadering van de Raad ondersteund kan worden met beelden van de voorzitter en griffier die wel aanwezig zijn in de raadzaal. Op die manier behoudt de vergadering iets van zijn oorspronkelijke structuur en herkenbaarheid. De digitale vergadering vindt plaats in een video conferencing tool, de beelden van deze digitale vergadering kunnen live uitgezonden worden op bijvoorbeeld YouTube en Facebook. Daar kan iedereen de vergaderingen eenvoudig volgen. De voorzitter en griffier kunnen met behulp van goede camera's en microfoons in hoge kwaliteit in beeld gebracht worden. Naast de voorzitter en griffier, kunnen met behulp van extra camera's andere zaken in beeld gebracht worden, zoals bijvoorbeeld de beëdiging van nieuwe leden. Bovendien is er in deze opstelling sprake van regie: Een technicus schakelt tussen de beide camera's en de digitale vergadering. Mocht er onverhoopt iets misgaan (onverstaanbare raadsleden, geheime informatie in beeld etc.), dan heeft de technicus de mogelijkheid om de uitzending te pauzeren, over te schakelen naar een ander camerabeeld, of op een andere manier de situatie te redden. Deze oplossing mochten we al realiseren voor gemeente Nieuwegein, naar volle tevredenheid van de griffie. Over deze oplossing maakte RTV Utrecht een artikel.

01

Bereid je presentatie voor

Een webinar vraagt om een goede voorbereiding. Je verhaal zit in je hoofd, je presentatie is helemaal klaar en je hebt er geen moeite mee om een verhaal live te presenteren. Twijfel je of je er klaar voor bent? Bel ons even, dan bespreken we samen of een webinar voor jou de juiste keuze is.

02

breng je publiek op de hoogte

Een webinar heeft natuurlijk vooral zin als er ook daadwerkelijk mensen live gaan kijken. Zorg dat je publiek weet waar je webinar te vinden is en wanneer je live gaat. Als je wilt kunnen wij je helpen om door middel van een advertentiecampagne op social media bekendheid te geven aan je webinar.

03

stream je verhaal op Youtube

Voor aanvang van je webinar spreken wij samen met jou je verhaal door en krijg je desgewenst wat tips over presenteren voor een camera. Jij kunt ons dan vertellen hoe jij de livestream voor je ziet. En dan neem jij je plek in en is het een kwestie van camera, licht, geluid... Actie!

04

gebruik je video zo vaak als je wilt

De beelden van je webinar kunnen we ook opslaan als een video. Die video kun je vervolgens zo vaak kunt inzetten als je zelf wilt. Wil je graag enkele quotes uit je verhaal gemonteerd hebben naar aparte films? Dat doen wij natuurlijk graag voor je.

wij helpen je graag verder

Ben je geïnteresseerd? Zou dit wat kunnen zijn voor jullie gemeente? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, we bespreken graag de mogelijkheden. Of kom hier meer te weten over een livestream.

veelgestelde vragen

Kunnen we de uitzendingen later terugkijken?

Live-uitzendingen vinden plaats op YouTube of Facebook (of op een ander gewenst platform). Op deze online platforms kunnen de uitzendingen later ook bekeken worden. Indien gewenst kunnen we een online archief aanleggen van uitzendingen.

Hoe wordt bepaald wie wanneer in beeld is?

Eén van onze technici is bij elke vergadering aanwezig om te schakelen tussen de verschillende bronnen: De camera's waarmee aanwezigen in beeld gebracht worden, de digitale vergadering in een video conferencing tool en eventuele andere bronnen zoals een presentatie.

Met welke video conferencing tools werken jullie?

Wij kunnen werken met ieder video conferencing systeem, zolang het draait op een laptop van de gemeente die beschikt over een HDMI-uitgang.

Hoe kunnen we stemmen in de digitale vergadering?

De tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming bepaalt dat openbare stemmingen hoofdelijk mogen plaatsvinden. Het is hierbij wel belangrijk dat ieder stemmend lid zichtbaar en hoorbaar herkenbaar in beeld is. Dit is uiteraard goed mogelijk in iedere videoconferencingtool. Geheime stemmingen gebeuren per brief.

Hoeveel mensen kunnen jullie in de raadzaal in beeld brengen?

Dit hangt uiteraard af van de grootte van de raadzaal. We kunnen een uitzending verzorgen met maximaal vier 'bronnen'. Reken erop dat minimaal één bron nodig is voor de laptop waarop de digitale vergadering te volgen is. Dan blijven er drie bronnen over, dat kunnen camera's zijn maar bijvoorbeeld ook een laptop met een presentatie.

Kunnen jullie ook de beëdiging van nieuwe leden in beeld brengen?

Dat kan zeker. We werken met meerdere camera's (maximaal 3), waardoor we zowel de voorzitter als de griffier als een ander deel van de raadzaal in beeld kunnen brengen.

Waar wordt de vergadering uitgezonden?

Uitzendingen kunnen eenvoudig plaatsvinden op YouTube en Facebook (tegelijkertijd). Andere platforms kunnen ook gebruikt worden, mits ze te koppelen zijn met onze techniek. In een telefoongesprek zijn we hier snel achter.

Moeten alle leden aanwezig zijn om te kunnen vergaderen?

Volgens de tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming dient het quorum aanwezig te zijn om een vergadering doorgang te laten vinden. Als leden niet in de digitale vergadering aanwezig zijn of hun verbinding valt weg, dan kan de vergadering doorgaan zolang het quorum aanwezig is. Wordt de digitale vergadering verstoord door technische problemen die alle leden treffen, dan dient de vergadering geschorst te worden.

tarieven

Livestreaming digitale vergadering

Livestreaming digitale vergadering
795
  • Hoge kwaliteit beeld en geluid

  • Combinatie digitaal en fysiek vergaderen

  • Uitzending op meerdere platforms

  • Technicus aanwezig voor regie

  • Uitzendingen blijven beschikbaar

No items found.
No items found.

Daniël Sonneveld

Creatief, zorgvuldig en zorgzaam, dat is Daniël. Voor zijn collega's maar zeker ook voor onze klanten.

Meer over DaniëlMaak afspraak
.