digitale vergaderingen live uitzenden

spoedwet digitale besluitvorming

Verplicht digitaal vergaderen zou op zichzelf al genoeg zijn om sommige gemeenteraden in een crisis te doen belanden. Onder druk wordt echter alles vloeibaar, en midden in de coronacrisis vinden veel gemeenteraden als vanzelf een manier om elkaar te blijven ontmoeten (zij het in digitale vorm). De flexibiliteit en welwillendheid is indrukwekkend, er wordt aan alle kanten hard gewerkt om zo goed mogelijk door de crisis heen te komen. Maar digitaal vergaderen is niet de enige horde die genomen moet worden. Door de invoering van de tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming zijn gemeenten verplicht om hun vergaderingen via een videoverbinding openbaar toegankelijk te maken. Dat brengt voor veel gemeenten de nodige technische uitdagingen met zich mee. Wij helpen gemeenteraden om de vergaderingen zo goed mogelijk doorgang te laten vinden en ze beschikbaar te maken in hoge kwaliteit beeld en geluid.

het belang van een openbare vergadering

Openbaarheid van bestuur is een belangrijke waarde in de Nederlandse samenleving. Alle gemeenteraden in Nederland zijn erop ingericht dat bezoekers de meeste vergaderingen (met uitzondering van besloten vergaderingen) kunnen bijwonen. Hoe groot dit belang is, wordt benadrukt in de spoedwet digitale besluitvorming. Daarin wordt bepaald dat vergaderingen in beeld en geluid te volgen moeten zijn via televisie of internet. In digitale vergaderingen is het natuurlijk niet eenvoudig om bezoekers toe te laten, zonder dat ze zich ook kunnen mengen in het gesprek. Als je gasten zou toevoegen aan een vergadering in Zoom of Microsoft Teams bijvoorbeeld, dan kun je niet voorkomen dat ze ook van zich laten horen in de vergadering. De kunst is dus om digitaal te vergaderen en die vergadering ook beschikbaar te maken voor kijkers op afstand, zonder dat ze deel uitmaken van de vergadering.

‍We hebben de eerste avond gehad. Ik ben onder de indruk van de kwaliteit van het werk, prachtige beelden en uitstekende regie op de streaming. Als we deze kwaliteit de eerste avond al halen, belooft dat nog wat voor de komende weken.
Jan Karens, Griffier gemeente Nieuwegein‍

ijzeren discipline

Eén van de grote uitdagingen waar diverse gemeenten nu tegenaan lopen, is dat hun bestaande vergaderstructuur niet één op één te gebruiken is in een digitale vergadering. Storingen in audio en video, door elkaar pratende raadsleden, schermen die gedeeld worden waar geheime informatie op te zien is; het zijn slechts enkele voorbeelden van wat er mis kan gaan. Meer dan ooit is daarom een ijzeren discipline vereist, zowel bij de voorzitter als bij de overige raadsleden. De beste manier om ordelijk te vergaderen (met alle leden aanwezig in de vergadering), is om de voorzitter te laten bepalen wie zijn/haar camera en microfoon mag activeren. Op die manier ontstaan er geen onverstaanbare discussies en andere onduidelijkheden. Zowel de voorzitter als de vergadering dragen hierin een grote verantwoordelijkheid.

de mooiste oplossing

In tijden waarin zoveel dingen onduidelijk en onzeker zijn, is herkenbaarheid prettig voor mensen. Daarom voegt het veel waarde toe als de digitale vergadering van de Raad ondersteund kan worden met beelden van de voorzitter en griffier die wel aanwezig zijn in de raadzaal. Op die manier behoudt de vergadering iets van zijn oorspronkelijke structuur en herkenbaarheid. De digitale vergadering vindt plaats in een video conferencing tool, de beelden van deze digitale vergadering kunnen live uitgezonden worden op bijvoorbeeld YouTube en Facebook. Daar kan iedereen de vergaderingen eenvoudig volgen. De voorzitter en griffier kunnen met behulp van goede camera's en microfoons in hoge kwaliteit in beeld gebracht worden. Naast de voorzitter en griffier, kunnen met behulp van extra camera's andere zaken in beeld gebracht worden, zoals bijvoorbeeld de beëdiging van nieuwe leden. Bovendien is er in deze opstelling sprake van regie: Een technicus schakelt tussen de beide camera's en de digitale vergadering. Mocht er onverhoopt iets misgaan (onverstaanbare raadsleden, geheime informatie in beeld etc.), dan heeft de technicus de mogelijkheid om de uitzending te pauzeren, over te schakelen naar een ander camerabeeld, of op een andere manier de situatie te redden. Deze oplossing mochten we al realiseren voor gemeente Nieuwegein, naar volle tevredenheid van de griffie. Over deze oplossing maakte RTV Utrecht een artikel.